Introducción
En el entorno actual de mejora continua y cumplimiento normativo, las auditorías —tanto internas como externas— se han consolidado como herramientas clave para asegurar la calidad y la eficiencia en las organizaciones. No obstante, uno de los aspectos más críticos y, a menudo, subestimados de estos procesos es la redacción adecuada de las no conformidades.
Una no conformidad mal formulada puede generar confusión, retrasar la implementación de acciones correctivas o incluso dar lugar a interpretaciones erróneas que comprometan la mejora del sistema auditado. Por ello, este artículo tiene como objetivo destacar la importancia de una redacción clara, objetiva y estructurada de las no conformidades, además de ofrecer una guía práctica para hacerlo correctamente.
La importancia de redactar correctamente las no conformidades
En el ámbito de la gestión de calidad, las auditorías permiten evaluar el cumplimiento de normas, procedimientos y requisitos establecidos. Un componente esencial de este proceso es la identificación y redacción de no conformidades, que permite detectar desviaciones y establecer acciones correctivas eficaces.
¿Qué es una auditoría?
Una auditoría es un proceso sistemático de evaluación muestral que compara sistemas, procesos, productos o resultados frente a criterios previamente definidos. Esta evaluación se basa en evidencias objetivas, que pueden derivar en hallazgos positivos (cumplimiento) o negativos (no conformidades).
¿Qué es una no conformidad?
Una no conformidad es la declaración formal del incumplimiento de uno o varios criterios de auditoría. Se fundamenta en evidencias objetivas recopiladas durante la auditoría, y su correcta redacción es clave para comprender el problema y facilitar la implementación de acciones correctivas.
Estructura de una no conformidad
Para que una no conformidad sea útil, debe redactarse de forma clara, objetiva y comprensible para todos los involucrados. Generalmente, se compone de cuatro elementos fundamentales:
- Hallazgo: Declaración general del incumplimiento. Resume el resultado de la evaluación frente a los requisitos auditados.
- Evidencia: Registros, declaraciones o datos verificables que respaldan el hallazgo. Constituyen la prueba objetiva del incumplimiento.
- Criterio: Requisitos frente a los cuales se comparan las evidencias. Puede tratarse de normas (como ISO 9001), políticas internas, requisitos legales, instrucciones de trabajo, entre otros.
- Nivel de incumplimiento: Grado de gravedad del incumplimiento, evaluado según el riesgo para el cliente, la frecuencia del problema o la naturaleza del requisito afectado (por ejemplo, si compromete la seguridad o la legalidad).
Ejemplo práctico
Durante una auditoría, se detecta que algunos equipos de medición no han sido calibrados antes de su uso. La no conformidad podría redactarse así:
- Hallazgo: La organización no puede garantizar la trazabilidad de las mediciones.
- Evidencia: No existen registros de calibración de los equipos XYZ y ABC, los cuales están en uso.
- Criterio: ISO 9001:2015, § 7.1.5.2 (b).
- Nivel de incumplimiento: Riesgo elevado, ya que podría derivar en la entrega de productos fuera de especificación.
Consideraciones adicionales
Es fundamental no confundir los términos: la evidencia es la prueba objetiva, mientras que el hallazgo es la declaración basada en dicha prueba. Además, el lenguaje utilizado puede sugerir el nivel de riesgo: expresiones como “puntualmente” indican un riesgo leve, mientras que “de forma sistemática” sugiere un riesgo alto.
Conclusión
Una redacción adecuada de las no conformidades no solo mejora la comprensión del incumplimiento, sino que también facilita la toma de decisiones correctivas. Es una herramienta clave para garantizar la mejora continua y el cumplimiento de los estándares de calidad.